結婚式場の顧客管理がExcelで難しくなる理由は、LINE・予約・来館の動きを、人が手で転記し続けることにあります。 表の作り方の問題ではありません。
移行の判断は、件数だけでは決まりません。転記の遅れが、配信や接客の支障になりはじめたときが移行の時期です。組数が少ないうちは、Excelのままで構いません。
組数の何倍にも増える転記の回数
転記の回数は、掛け算で増えます。組数×状態が変わる回数×書く場所の数です。
仮に、月に40組の友だちが増えるとしましょう。1組につき、友だち追加・予約・来館・成約の4回で状態が変わり、1回の変化を2か所に書くとします。この仮定なら、転記は月に320回になります。
試算であり、成果を保証するものではありません。実際には、すべての組が成約まで進むわけではなく、同じ月に4回すべてが起きるとも限りません。ただ、検討中の組は月をまたいで残るので、転記は次の月にも積み重なります。
3つの数字のうち、組数は減らしたくない数字です。減らせるのは、書く場所の数です。書く場所は、Webサイトのフォーム、電話、イベントの応募のように、受け付ける窓口が増えるほど増えていきます。
転記の遅れが生む4つの問題
転記が遅れると、配信、接客、評価、ファイルの管理の4か所で問題が起きます。
- 配信が状態に追いつかない。 予約が入っても、予約を促す配信の対象から外れない
- 相談が接客に届かない。 LINEで聞いた不安や希望を、担当が知らないまま来館を迎える
- 集客チャネルを評価できない。 流入経路の列が空欄のままで、経路ごとの来館数を出せない
- 最新のファイルが分からない。 コピーが増え、担当が休むと更新が止まる
LINEヤフーの案内によると、LINE公式アカウントの標準の範囲では、アンケートの回答は顧客に結びつかず、手で管理することになります。LINEのアンケートや配信を増やすほど、Excelへの転記も増えます。
Excelで続けてよい条件
次の条件がそろっていれば、Excelのままで構いません。予約システムの導入は必須ではなく、仕組みに費用をかける前に、台帳で記録の流れを作るほうが先です。
- 担当が少なく、全員が同じファイルを見ている
- 友だちと予約を、その日のうちに手で結びつけられる
- 配信の切り替えを細かく行っていない
- 流入経路ごとの来館数を、月の締めで出せている
台帳に入れる項目は、こちらの記事で詳しく解説しています。
あわせて読みたい結婚式場のLINE顧客管理とは？予約・来館・成約をつなぐデータ設計結婚式場のLINE顧客管理とは、友だち・予約・来館・成約の記録を、新郎新婦1組の同じ行につなぐことです。1組の単位、つなぐ番号、記録する項目、更新する担当の4つを決める手順を解説します。
移行を判断する4つのサイン
上の4つの問題に対応する形で、次のサインが1つでも続くようなら、移行を検討します。件数の基準は置かず、起きたことで判断します。
| サイン | 足りないもの | 検討する移行先 |
|---|---|---|
| 予約済みの組に、予約を促す配信が届いた | 予約の状態と配信の連動 | LINE運用ツール、予約システム |
| LINEの相談内容を知らずに接客した | 相談の履歴の共有 | LINE運用ツール |
| 流入経路ごとの来館数を出せない月がある | 流入経路と予約の自動の記録 | LINE運用ツール、予約システム |
| 最新のファイルが分からなくなった | 1か所の記録と見る権限の管理 | どの移行先でも可。正しいとする記録を1か所に決める |
新郎と新婦が別の行に分かれて、同じ組に2回連絡してしまった場合も、同じように考えます。1組で扱う管理が要るサインです。
足りない機能から見る移行先の選び方
移行先は、上の表で足りないものから選びます。全部を一度に解決しようとしなくて構いません。
| 移行先 | 解決しやすいこと | 確かめること |
|---|---|---|
| LINE運用ツール | 友だち・予約・来館を同じ画面で見る | 費用、今の外部連携を切り替えられるか |
| 予約システム | 予約枠と受付の手作業を減らす | LINEの配信と連動するか |
結婚式場向けLINE運用ツールのBrides（ブライズ）では、新郎新婦を1組の単位で管理し、ヒアリングの回答も顧客情報に反映されます。どのQRコード・リンクから友だち追加されたかも、流入経路分析で記録されます。
すでに外部ツールと連携している場合は、そのまま切り替えられないことがあります。つなぎ方は、こちらの記事で詳しく解説しています。
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費用は、結婚式場のLINE導入費用は？で紹介しています。予約枠の手作業が中心なら、結婚式場の予約管理を効率化するには？もあわせてご覧ください。
Excelから移行する4つの手順
移行の前に、Excelの中身を整えます。整えないまま移すと、同じ問題が新しい仕組みに持ち込まれます。
- 列を減らす。 今の列を書き出し、使い道を言えない列を消す
- 1組を1行にする。 新郎と新婦に分かれた行をまとめ、顧客番号を振る
- 少ない組で試す。 検討中の組の一部で、配信と記録を動かしてみる
- Excelを止める日を決める。 更新をやめる日と、古いファイルの扱いを決める
古いファイルにも個人情報が残ります。保管と消去の決め方は、こちらの記事で詳しく解説しています。
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まとめ
- Excelが難しくなる原因は、LINE・予約・来館の動きを手で転記し続けること
- 組数が少なく、その日のうちに結びつけられるなら、Excelのままで構わない
- 配信、接客、集客チャネルの評価、最新のファイルのどれかに支障が続いたら、移行を検討する
まず、1組の予約が入ったときに、何か所へ書いているかを数えてみてください。
